Afgelastingen: hoe werkt de communicatie bij VV Viod?
Het is zaterdagochtend, half acht. Buiten valt de regen met bakken uit de hemel en de wind giert over de velden aan de rand van het dorp. In de groepsapp van het jeugdteam vraagt een ouder zich af of de wedstrijd van vanmiddag überhaupt door kan gaan. Spelers kijken uit het raam, vrijwilligers trekken hun jas alvast aan om poolshoogte te nemen bij de velden, en trainers checken hun telefoon. Iedereen wil hetzelfde weten: gaat het voetballen door of niet? Bij VV Viod krijgen we die vraag elk seizoen opnieuw, en gelukkig is de communicatie rond afgelastingen goed geregeld. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wie de beslissing neemt, hoe het bericht bij jou komt en waar je het officiële nieuws vindt.
Wie beslist er eigenlijk of een wedstrijd wordt afgelast?
Misschien denk je dat de club zelf bepaalt of er gevoetbald wordt, maar dat is niet zo. Bij amateurvoetbal in Nederland ligt de beslissing over een wedstrijd grotendeels bij de KNVB en de scheidsrechter. Daarnaast spelen de gemeente en de weersomstandigheden een belangrijke rol, vooral als het gaat om de staat van de velden. Als VV Viod kunnen we dus niet zelf een wedstrijd afgelasten, maar we kunnen wel alle veldinformatie verzamelen en zo snel mogelijk met onze leden delen.
De rol van de KNVB en de scheidsrechter
De KNVB is verantwoordelijk voor de competitie en stelt de regels op rond het spelen of afgelasten van wedstrijden. Wanneer een veld onbespeelbaar is of de veiligheid in het geding komt, kan de KNVB besluiten om een hele speelronde af te gelasten. Ook de scheidsrechter heeft een stem: hij of zij beoordeelt op de dag zelf of het veld veilig genoeg is om te spelen. Bij twijfel kan een scheidsrechter een wedstrijd op het laatste moment alsnog stilleggen of afkeuren.
Wat de gemeente en het weer betekenen voor de velden
De gemeente is eigenaar van de meeste sportvelden en bepaalt of een veld überhaupt beschikbaar is. Bij langdurige regen, vorst of sneeuw kan de gemeente een veld afkeuren om schade aan de grasmat te voorkomen. Ook het weer speelt dus indirect een grote rol: een week met veel neerslag betekent vaak dat de velden drassig zijn en eerder worden afgekeurd. Wij houden de berichten van de gemeente daarom nauwlettend in de gaten.
Wat VV Viod zelf wel en niet mag beslissen
Wat kunnen wij als club dan wel doen? We mogen geen wedstrijden afgelasten, maar we kunnen wel:
- de velden visueel controleren en eventuele problemen melden bij de gemeente;
- informatie van de KNVB en de gemeente verzamelen en doorgeven aan onze leden;
- trainingen afgelasten of verplaatsen, omdat dat onze eigen verantwoordelijkheid is;
- via onze kanalen duidelijk maken wat de officiële status van een wedstrijd is.
Zo weet iedereen binnen de club waar hij of zij aan toe is, zonder dat we ons bemoeien met zaken die niet onze beslissing zijn.
Van besluit tot bericht: onze communicatielijn
Zodra duidelijk is dat een wedstrijd niet door kan gaan, willen we dat zo snel mogelijk laten weten. Daarvoor volgen we een vaste communicatielijn, zodat er geen verwarring ontstaat en niemand onnodig naar het veld rijdt.
Veldcontrole en overleg met het bestuur
Op dagen met slecht weer gaan onze vrijwilligers vroeg in de ochtend de velden op om de staat van het gras en de lijnen te controleren. Zij kijken naar plassen, gladde plekken en bevroren ondergrond. De bevindingen gaan naar het bestuur, dat vervolgens contact opneemt met de gemeente en de KNVB. Pas als er een officieel besluit ligt, gaan we communiceren.
Wie schrijft het bericht en wie controleert het?
Het bericht wordt meestal opgesteld door de communicatiecommissie, in overleg met de wedstrijdsecretaris. Voordat het online gaat, controleert een bestuurslid of alle informatie klopt: welke teams het betreft, welke velden het aangaat en wat de eventuele nieuwe datum is. Zo voorkomen we fouten en tegenstrijdige berichten.
Binnen hoeveel tijd staat het online?
Ons streven is om een afgelasting binnen dertig tot zestig minuten nadat het officiële besluit bekend is, te publiceren op vv-viod.nl en in de teamapp. Bij afgelastingen die al de avond van tevoren bekend zijn, staat het bericht meestal dezelfde avond nog online. Hoe eerder jij het weet, hoe beter je je zaterdag kunt plannen.
Waar vind je de officiële afgelasting van VV Viod?
Er gaan soms geruchten rond in groepsapps of op social media, maar er is altijd één officieel bericht dat leidend is. Wij vragen onze leden dan ook om altijd de officiële kanalen te checken voordat ze conclusies trekken.
De website en het wedstrijdoverzicht
Op vv-viod.nl plaatsen we elk bericht over afgelastingen. Daarnaast vind je in het wedstrijdoverzicht de actuele status van elke wedstrijd. Dit is de eerste plek waar je moet kijken als je twijfelt.
Teamapps en WhatsApp-groepen
De teamapp is voor veel teams de snelste weg naar informatie. Teammanagers en coaches plaatsen daar de officiële berichten, vaak aangevuld met praktische afspraken. Let op: een WhatsApp-groep is handig voor overleg, maar niet altijd de officiële bron. Vertrouw dus op de teamapp en de website.
Social media: Instagram, Facebook en X
Ook via onze socialmediakanalen delen we afgelastingen. Instagram, Facebook en X zijn handig voor snelle updates, maar ze zijn een aanvulling op de website en de teamapp. Bij tegenstrijdige berichten geldt altijd: wat op vv-viod.nl staat, is leidend.
Pushberichten, e-mail en de rol van teammanagers
Niet iedereen kijkt continu op de website. Daarom zetten we ook andere middelen in om spelers, ouders en vrijwilligers te bereiken.
Hoe teammanagers hun teams informeren
Teammanagers en coaches zijn het eerste aanspreekpunt voor hun spelers. Zij ontvangen het officiële bericht en sturen het direct door naar hun team via de teamapp. Bij jeugdteams informeren zij ook de ouders, zodat zij weten of ze hun kind moeten brengen of niet.
Pushmeldingen versus e-mail
Pushmeldingen via de clubapp gaan vaak sneller dan e-mail. Een pushbericht komt direct op de telefoon binnen, terwijl een e-mail soms in een volle inbox verdwijnt. We gebruiken e-mail daarom vooral voor uitgebreidere informatie, zoals een nieuwe datum of een toelichting op de afgelasting.
Wat je zelf kunt doen als je niets hoort
Heb je niets gehoord en twijfel je of je wedstrijd doorgaat? Doe dan het volgende:
- Check vv-viod.nl en het wedstrijdoverzicht.
- Kijk in de teamapp of er een bericht van je teammanager staat.
- Neem contact op met je teammanager of coach als er nog steeds onduidelijkheid is.
- Ga bij twijfel niet zelf naar het veld, maar wacht op het officiële bericht.
Afgelastingen bij jeugdvoetbal en amateurvoetbal: extra aandachtspunten
Binnen het jeugdvoetbal en het amateurvoetbal gelden soms net andere afwegingen dan bij seniorenteams. Bij VV Viod besteden we daar extra zorg aan, omdat ouders en jonge spelers vaak afhankelijk zijn van duidelijkheid op tijd.
Jeugdteams: eerder duidelijkheid voor ouders
Bij jeugdteams proberen we eerder duidelijkheid te geven, vooral bij vorst of sneeuw. Ouders moeten hun planning kunnen aanpassen en jonge spelers hoeven niet onnodig in de kou te staan. Daarom communiceren we bij jeugdwedstrijden vaak al de avond van tevoren als er twijfel is.
Seniorenteams en het wedstrijdschema
Bij seniorenteams kijken we vooral naar het wedstrijdschema en de mogelijkheid om wedstrijden in te halen. Een afgelasting betekent vaak dat er later een inhaalmoment volgt. We houden spelers via de teamapp op de hoogte van wijzigingen in het schema.
Wat als alleen jouw wedstrijd niet doorgaat?
Soms wordt niet een hele speelronde afgelast, maar alleen jouw wedstrijd. Dat kan gebeuren als één veld onbespeelbaar is of als de scheidsrechter een specifieke wedstrijd afkeurt. In dat geval plaatsen we een gericht bericht voor het betreffende team, zodat niet de hele club in verwarring raakt.
Veelgestelde vragen over afgelastingen bij VV Viod
Wat als de afgelasting pas op de wedstrijddag komt?
Dat gebeurt helaas soms, bijvoorbeeld bij plotselinge vorst of hevige regen. Zodra wij het officiële besluit ontvangen, plaatsen we het direct op vv-viod.nl en in de teamapp. Check bij twijfel altijd deze kanalen voordat je vertrekt.
Krijg je geld terug of een inhaalmoment?
Een afgelasting betekent meestal niet dat je contributie wordt teruggestort. In de meeste gevallen wordt de wedstrijd op een later moment ingehaald. De KNVB en de club bekijken samen wanneer dat kan.
Hoe zit het met de scheidsrechter?
De scheidsrechter beoordeelt op de dag zelf of het veld veilig is. Als een wedstrijd wordt afgelast, krijgt de scheidsrechter daarvan bericht via de KNVB. Hij of zij hoeft dan niet naar het veld te komen.
Bij VV Viod doen we er alles aan om afgelastingen zo snel en duidelijk mogelijk te delen. De KNVB en de scheidsrechter nemen de beslissing, de gemeente en het weer spelen een grote rol, en wij zorgen dat het bericht via vv-viod.nl en de teamapp bij jou terechtkomt. Als lid heb je zelf ook een rol: houd je teamapp en de website in de gaten, dan weet je altijd waar je aan toe bent. Zo blijft het voetballen bij onze voetbalvereniging plezierig, ook als het weer eens tegenzit.